Lors de la vente d’un lot en copropriété gérée par un syndic bénévole, le pré-état daté fait partie des documents à fournir à l’acquéreur avant la signature du compromis. Introduit par la loi ALUR de 2014, ce document informe sur la situation financière et juridique de la copropriété.
Aucun texte n’impose que le syndic professionnel l’établisse : le vendeur, ou le copropriétaire exerçant la fonction de syndic bénévole, peut le constituer lui-même à partir des pièces comptables et des procès-verbaux d’assemblée générale.
Compte bancaire séparé et fiabilité des données du pré-état daté
Avant de remplir la moindre ligne d’un modèle pré-état daté, la question préalable porte sur la fiabilité des chiffres qui y figureront. Depuis la loi n° 2024-322, l’ancienne dérogation qui dispensait les copropriétés de quinze lots ou moins de l’obligation de compte bancaire séparé a été supprimée. Cette règle s’applique aussi aux syndics bénévoles.
En pratique, cela signifie que les soldes de charges, les appels de fonds et les éventuels impayés doivent désormais être traçables sur un compte ouvert au nom du syndicat des copropriétaires. Un pré-état daté construit sur des relevés personnels mélangés aux fonds de la copropriété perd toute crédibilité face au notaire et à l’acquéreur.
Sans compte séparé conforme, les montants du pré-état daté sont contestables. Si votre copropriété n’a pas encore régularisé cette situation, c’est le premier chantier à mener avant d’envisager la vente.
Contenu obligatoire du pré-état daté selon le Code de la construction
Le pré-état daté est encadré par l’article L. 721-2 du Code de la construction et de l’habitation.
Partie financière
C’est la section la plus scrutée par les notaires. Elle regroupe les informations sur le budget prévisionnel de la copropriété, le montant des charges courantes rattachées au lot vendu, les charges exceptionnelles votées en assemblée générale non encore appelées, les éventuels impayés du vendeur et l’état du fonds de travaux.
- Le montant des charges courantes du lot sur les deux derniers exercices approuvés, tel qu’il ressort des relevés de charges individuels
- Les sommes restant dues par le vendeur au syndicat des copropriétaires (appels de fonds non réglés, avances non remboursées)
- Le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot, ainsi que le montant de la dernière cotisation annuelle versée
- Les dettes éventuelles du syndicat envers les fournisseurs ou dans le cadre d’emprunts collectifs
Partie relative à la copropriété
Cette section porte sur l’organisation juridique du syndicat. Elle mentionne l’existence ou non de procédures judiciaires en cours impliquant la copropriété, les éventuelles modifications du règlement de copropriété et la situation de l’immeuble au regard du diagnostic technique global.
Partie administrative
On y retrouve les informations sur l’assurance de l’immeuble (nature de la garantie multirisque, nom du courtier), les coordonnées du syndic en exercice, la date de la dernière assemblée générale et les références du compte bancaire du syndicat. Le syndic bénévole doit y indiquer clairement sa qualité et la date de sa désignation.
Syndic bénévole : assembler le pré-état daté sans logiciel de gestion
Un syndic professionnel extrait ces données depuis son logiciel de gestion. Le syndic bénévole, lui, doit souvent reconstituer les informations à partir de documents épars. La difficulté n’est pas tant le format du modèle que la collecte des pièces justificatives.
Le point de départ est le dernier budget prévisionnel voté en assemblée générale. C’est lui qui permet de calculer la quote-part de charges du lot, en fonction des tantièmes. Si la copropriété ne dispose pas d’un tableur de suivi des appels de fonds, il faut reprendre les relevés du compte séparé et rapprocher chaque mouvement des appels trimestriels.
Les procès-verbaux d’assemblée générale constituent la source principale pour identifier les travaux votés, les emprunts souscrits et les éventuelles procédures contentieuses. Les deux ou trois derniers PV suffisent dans la majorité des cas à couvrir l’ensemble des informations requises.
Pour le fonds de travaux, obligatoire depuis la loi ALUR, le syndic bénévole doit pouvoir justifier du montant cumulé sur le compte et de la cotisation annuelle. En l’absence de comptabilité structurée, un simple relevé bancaire annoté et les appels de fonds correspondants font office de pièces probantes.
Pré-état daté et état daté : deux documents, deux moments, deux régimes
La confusion entre pré-état daté et état daté reste fréquente, y compris chez certains notaires. Le pré-état daté est remis avant le compromis de vente, par le vendeur, et aucun texte ne plafonne son coût ni n’impose qu’il soit établi par le syndic. L’état daté, en revanche, intervient au moment de la signature de l’acte authentique. Il est établi par le syndic et son coût est plafonné à 380 euros TTC par le décret n° 2020-153.
Pour un syndic bénévole, cette distinction a une conséquence directe : le pré-état daté peut être rédigé sans frais, sur la base d’un modèle vierge (Word, PDF ou tableur). L’état daté, lui, devra être produit par le syndic bénévole en tant que représentant légal du syndicat, avec les mêmes exigences de contenu qu’un syndic professionnel.
Erreurs fréquentes sur le modèle pré-état daté en copropriété bénévole
Les retours terrain montrent que certaines lacunes reviennent régulièrement dans les pré-états datés produits par des syndics bénévoles.
- Omettre les travaux votés mais pas encore appelés : un ravalement voté au dernier trimestre, dont les appels de fonds n’ont pas commencé, doit figurer dans le document
- Confondre les charges du lot avec les charges globales de la copropriété, faute de ventilation par tantièmes
- Ne pas mentionner les procédures judiciaires en cours (impayés d’un autre copropriétaire, litige avec un prestataire), qui font pourtant partie des informations obligatoires
- Produire un document sans date ni signature, ce qui fragilise sa valeur juridique face à un acquéreur contestataire
Un pré-état daté incomplet peut retarder la vente de plusieurs semaines. Le notaire de l’acquéreur demandera systématiquement les pièces manquantes avant de laisser signer le compromis.
Le syndic bénévole qui prend le temps de rassembler ses PV d’assemblée, ses relevés de compte séparé et son dernier budget prévisionnel dispose de la matière première suffisante pour produire un pré-état daté conforme, sans recourir à un prestataire extérieur.
